вернуться к списку статей

Как привести дела в порядок

GTD или Getting Things Done ( «Как привести дела в порядок») - это методика, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноименной книге.

Она поможет вам лучше планировать свою деятельность в любых сферах и на любых уровнях. Систематизируя все задачи, проекты и глобальные цели так, как советует Дэвид, вы получите мощный инструмент для борьбы с прокрастинация и сможете успевать делать больше короткий промежуток времени.

1651_Без имени12.png

Основные принципы GTD


Данная концепция имеет целью очень простую истину - все дела, несмотря на их приоритетность, должны быть записаны. Во время выполнения заданий человек должен сосредоточиться именно на своей деятельности, а не на планировании дальнейших проектов или рассмотрении перспективности новых идей. Согласитесь, трудно сосредоточиться на задаче, если в голове роится сотни мыслей, идей и планов. Тем более, одновременно человек может держать в памяти не более 7 предметов, и постоянное сосредоточение влияет на производительность и заставляет быстрее уставать.
Записывать все дела и задачи можно куда угодно - это может быть блокнот, меловая доска, висит в вашем офисе, диктофон, ПК или любое приложение для организации времени в смартфоне или планшете. Конечно, этот тезис довольно очевидна и используется во многих концепциях тайм-менеджмента, но GTD имеет и свои отличия, которые мы рассмотрим в особенностях метода.


Особенности GTD. Как разбирать дела в Inbox?


Место, куда вы записываете все дела, идеи, задачи, проекты называются Inbox. Туда можно записывать идеи для новых проектов и все задачи, несмотря на сроки их выполнения (то есть это может быть задача на сегодня или цель на следующий год) сразу же после их возникновения, то есть без обработки, распределения в сферы, размышлений о приоритетах , сроков выполнения и т. д.
Чтобы увидеть все свои задачи и цели с «высоты птичьего полета» Алан предлагает распределять задачи на следующие 6 уровней:

Имеющиеся задачи.
Имеющиеся проекты.
Круг обязанностей.
Задача на ближайшие годы (1-3 года).
Планы на ближайшие 5 лет.
Жизнь.


Распределять все накопленные задачи, записанные в Inbox, Ален предлагает еженедельно. Так вы вовремя расставите приоритеты, отбросите все задачи или идеи, которые оказались не очень удачными, и сможете грамотно распределить свое время на следующую неделю. Делать «разбор» можно так часто, как вам необходимо.
Важно распределить задачи по приоритетам, чтобы понять, в какой последовательности с ними работать. Ален разработал довольно простой алгоритм работы с каждой новой задачей в Inbox.

Что можно сделать с этой задачей?


Если ее можно сделать за 2-5 минут уже сейчас, сразу же делаем это / делегируем эту задачу.
Если есть какие-то препятствия (время, ресурсы, энергия), переносим задачу на конкретное время.
Если приоритет очень низкий или мы не имеем конкретных возможностей пока, чтобы сделать это, откладываем в папку «Когда-нибудь».
Вычеркиваем вообще, если ее можно не делать, или она уже не актуальна.


Ваша задача найти то дело, которое, исходя из имеющегося времени, энергии и ресурсов, можно выполнить немедленно.


Все записи в Inbox желательно разделить на задачи, которые требуют действий, и справочную информацию (например, свои утренние идеи по лучшей организации работы в группе, в которой вы сейчас выполняете проект). Каждое задание должно быть максимально конкретизировано. Если вам нужно сделать ремонт в офисе, расписывайте максимально подробно, что нужно купить, в каких именно магазинах, и сразу же определяйте дедлайны. Мини-задачи - это «Задание», конечная цель - это «Проект».


Дэвид Аллен предлагает следующую последовательность действий:


Определение конечной цели ( «зачем мне нужно это сделать») и основные принципы работы.
Четкое представление желаемого конечного результата.
Генерация идей, как достичь результата. Мозговой штурм поможет вам получить множество новых четкий идей. Например, вы сможете сгенерировать темы для будущего блога, или же рекламную концепцию, которая повысит количество читателей.
Составление перечня необходимых действий, организация работы.
Определение ближайшего шага, который нужно сделать.
То есть, если вы хотите «выбрать подарок руководителю», распределите все задачи примерно следующим образом: определить сумму, которую я могу себе позволить - посоветоваться с секретарем / коллегой - выбрать магазин, где можно выбрать то, что мне нужно - съездить туда этого день в столько-то / заказать в Интернете. Таким образом, вы или получаете точное время выполнения задания, или прямо сейчас делаете заказ в Интернете.

Сортируем задачу «по контексту»
Задачу также нужно сгруппировать по «контексту». «Контекст» - это что-то вроде хештегов, которые объединяют ваши задачи (даже если они из разных проектов). Все дела, связанные с тем, что вам нужно кому-то позвонить, можно обозначить контекстом «Звонки». «Контексты» могут быть любыми, от действий к людям и местам.
Приведем пример. Если вам нужно купить канцтовары в супермаркете, вы можете обозначить контекст «Супермаркет». Затем в списке дел могут появиться еще 5-6 дел, связанных с покупками, и вы сможете наглядно увидеть это и объединить несколько задач. Таким образом, вы вспоминаете о не очень срочное дело, которое планировали сделать, допустим, на следующей неделе, но благодаря хэштегом вы делаете ее раньше, так как легко объединяете дела с разными сроками исполнения благодаря единственному контексту.

Возможно, Вас заинтересуют еще такие статьи:

Каким будет образование через 20 лет

Заменят ли полностью преподавателей на компьютерные программы? И будущее образование в роли компьютерной игры?



Проблема современного образования

Одной из главных проблем образовательной системы нашего времени считается формирование творческих способностей учащихся. Обновления образования возрастающего поколения просит нестандартных методик и форм организации учебного процесса. Возможно, у каждого учителя в процессе работы возникают определенные вопросы.



Как сделать читателей зависимыми от ваших текстов

Эта статья посвящена тем, кто чувствует в себе призвание к письму; тем, кто хочет начать творить, но никак не решится; тем, кто считает себя большим автором, но публика еще так не считает.